Privacyreglement

VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

§ 1: Algemene bepalingen

Artikel 1: Begripsbepaling

  • In dit reglement wordt in aansluiting bij en in aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens (Staatsblad 2000, 302) verstaan onder:
  • 1. de wet: de Wet bescherming persoonsgegevens;
  • 2. het reglement: dit reglement;
  • 3. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
  • 4. verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
  • 5. verantwoordelijke: Agros bv;
  • 6. bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
  • 7. personeel: personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van de verantwoordelijke;
  • 8. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
  • 9. beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens, voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens;
  • 10. gebruiker: degene die onder verantwoordelijkheid van de beheerder bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen;
  • 11. technische werkzaamheden: werkzaamheden die verband houden met onderhoud en reparatie van apparatuur en programmatuur;
  • 12. verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
  • 13. bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens als bedoeld in artikel 16 van de wet.

Artikel 2: Reikwijdte
2.1. Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van Agros bv, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in een bestand zijn opgenomen. Dit reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

§ 2: Doelbinding Artikel 3: Doelstellingen van de verwerking
3.1. De doelstelling van de registratie is het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor een juiste uitvoering van de Agros opgedragen re-integratietaken in het algemeen en voor een juiste uitvoering van re-integratietrajecten in bijzonder. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Artikel 4. Verwerken van persoonsgegevens
4.1. De Verantwoordelijke is aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement.
4.2. De Verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technisch en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
4.3. Persoonsgegevens worden verwerkt indien en voor zover de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de Betrokkene partij is, of in het kader van een overeenkomst tussen Opdrachtgever en de Verantwoordelijke in het kader van een al dan niet wettelijke verplichting tot re-integratie dan wel vanwege de nakoming van een wettelijke verplichting waaraan de verantwoordelijke onderworpen is.
4.4. De verwerking van gegevens in zake de gezondheid genieten specifieke aandacht. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van wettelijke voorschriften of voor re-integratie of begeleiding van de Betrokkene in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Medische gegevens worden aangemerkt als Bijzondere Gegevens. De aard van deze gegevens brengt met zich mee dat de verwerking ervan een grote inbreuk kan vormen op de persoonlijke levenssfeer van de Betrokkene. Op basis van de WPB kan de Verantwoordelijke” Bijzondere Gegevens “voor re-integratiedoeleinden verwerken zonder dat zij daar toestemming voor nodig heeft van de Betrokkene. De Verantwoordelijke is op het moment van de verwerking verplicht de Betrokkene te informeren over de verwerking van deze gegevens. Agros B.V. staat geregistreerd onder meldingsnummer M1523724 bij het CBP.

Artikel 5: Verwijdering van opgenomen persoonsgegevens
5.1. Persoonsgegevens die niet langer voor het doel noodzakelijk zijn worden zo spoedig mogelijk verwijderd.
5.2. Na beëindiging van het dienstverband of het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de verantwoordelijke worden de gegevens nog maximaal zeven jaar bewaard, tenzij deze gegevens in verband met wettelijke verplichtingen langer bewaard moeten blijven.
5.3. Verwijdering impliceert vernietiging of een zodanige bewerking dat het niet meer mogelijk is de persoon te identificeren.

§ 3: Rechtstreekse toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens

Artikel 6: Rechtstreekse toegang tot persoonsgegevens
6.1. Uitsluitend de beheerder en de door de beheerder aangewezen gebruikers hebben, met het oog op de dagelijkse zorg voor het goed functioneren van de verwerking, rechtstreekse toegang tot persoonsgegevens.
6.2. De personen, bedoeld in het eerste lid, voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens, waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 7: Technische werkzaamheden
7.1. Personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen. Alle medewerkers van Agros b.v. hebben daartoe een geheimhoudingsverklaring getekend.

Artikel 8: Verdere verwerking van persoonsgegevens
8.1. De te verwerken persoonsgegevens worden slechts verder verwerkt op een wijze die niet onverenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verkregen. Daarbij wordt tenminste rekening gehouden met de verwantschap van de doelen, de aard van de gegevens, de gevolgen van de verdere verwerking voor de betrokkene, de wijze waarop de gegevens zijn verkregen en de waarborgen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
8.2. Persoonsgegevens mogen verder worden verwerkt wanneer dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is of geschiedt met de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene.

§ 4: Plichten van verantwoordelijke, beheerder en bewerker
Artikel 9. Beveiliging van persoonsgegevens
9.1. Door de Verantwoordelijke wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens. Hiertoe worden de persoonsgegevens op adequate wijze beveiligd. 9.2 . De Verantwoordelijke ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens worden op gesteld en nageleefd.

Artikel 10. Verstrekking van persoonsgegevens
10.1. Tenzij dat noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift dan wel ter uitvoering van een overeenkomst in het kader van een al dan niet wettelijke verplichting tot re-integratie, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan Derden de voorafgaande toestemming nodig van de Betrokkene.
10.2. De Verantwoordelijke kan in het kader van een wettelijke verplichting, verplicht zijn gegevens van de Betrokkene aan Derden te verstrekken in het kader van de re-integratieactiviteiten. Voor deze verstrekking is geen toestemming vereist van Betrokkene. Het terugmelden van persoonsgegevens door of namens de Verantwoordelijke aan de Opdrachtgever is toegestaan voor zover het persoonsgegevens betreft welke een rechtstreeks verband houden met het doel en/of de door Opdrachtgever aan de Verantwoordelijke verstrekte opdracht.

Artikel 11. Inzage van opgenomen gegevens
11.1. De Betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. De Betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen.
11.2. Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek voldaan.
11.3. Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan Betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde dienen zich in voorkomende gevallen te kunnen legitimeren en/of hun bevoegdheid aan te tonen.
11.4. De Verantwoordelijke kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de Betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.
11.5. Voor de verzending en verstrekking van afschriften wordt geen vergoeding in rekening gebracht.

Artikel 12. Aanvulling, correctie of verwijderen van opgenomen gegevens
12.1. Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door of namens de Betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
12.2. Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet terzake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de Betrokkene een schriftelijk verzoek in bij de Verantwoordelijke waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens. De Verantwoordelijke beslist niet voordat de gebruiker dan wel de Bewerker die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger of waarnemer, is gehoord.
12.3. Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek bericht de Verantwoordelijke de Betrokkene schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is altijd met redenen omkleed.
12.4. Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.
12.5. De Verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
12.6. In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van Betrokkene de gegevens zijn verwijderd.

Artikel 13. Recht op verzet
13.1. Indien gegevens worden verwerkt in verband met de totstandbrenging of de instandhouding van een directe relatie tussen de Verantwoordelijke of een Derden en de Betrokkene met het oog op werving voor commerciële of charitatieve doelen, moet Betrokkene uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven voor deze verwerking. De Betrokkene kan hiertegen bij de Verantwoordelijke te allen tijde kosteloos verzet aantekenen.
13.2. De Verantwoordelijke zal in het geval van verzet maatregelen treffen om deze vorm van verwerking direct te beëindigen.

Artikel 14. Bewaartermijnen
14.1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de Betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
14.2. Tenzij anders wordt bepaald eindigt de bewaartermijn zeven jaar na het laatste contact door of namens de Verantwoordelijke met de Betrokkene. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven zeven jaar bewaard.
14.3. Na beëindiging van de met de Opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de Betrokkenen terug te herleiden persoonsgegevens twee jaar na de overeengekomen beëindiging van de begeleiding van de Betrokkene verwijderd. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven zeven jaar bewaard.

Artikel 15. Klachten 
15.1. Indien de Betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of indien Betrokkene meent andere redenen tot klagen te hebben, dient hij zich te wenden tot de Verantwoordelijke.
15.2. De Verantwoordelijke zal de klacht conform de Klachtenregeling van de Verantwoordelijke in behandeling nemen.

Artikel 16: Inwerkingtreding en citeertitel
1. Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2004.
2. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Agros BV.